Stand: 27.04.2023
1. Verantwortung für die Datenverarbeitung
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im LOGINEO NRW Messenger („Angebot“) ist
· für Schulen die jeweilige Schulleiterin bzw. der jeweilige Schulleiter
· für die ZfsL die jeweilige Leiterin bzw. der jeweilige Leiter.
Zuständige Aufsichtsbehörde ist
Die
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
2. Zwecke der Datenverarbeitung
Verarbeitungstätigkeit
· Bereitstellung und Betrieb eines Messengerdienstes
· Bereitstellung und Betrieb eines Videokonferenzdienste
Verarbeitungszwecke
· textgestützte elektronische individuelle Kommunikation und Kommunikation in Gruppen im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Schule bzw. des ZfsL
· videogestützte elektronische individuelle Kommunikation und Kommunikation in Gruppen im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Schule bzw. des ZfsL
· Realisierung digitaler Unterrichts-, Ausbildungs- und Seminarszenarien
Sicherheit der Verarbeitung
Bei der Nutzung und Bereitstellung des Messengers werden zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs und der Verfügbarkeit der Systeme sowie zur Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse im beauftragten Rechenzentrum Betriebsdaten (Log-Files) erhoben und verarbeitet sowie im verwendeten Browser Cookies gesetzt, die das Nutzererlebnis verbessern sollen.
3. Umfang und Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung
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Verarbeitungstätigkeit |
Kategorien betroffener Personen |
Kategorien verarbeiteter Daten |
Rechtsgrundlage |
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Bereitstellung des Frontends des Angebots (öffentlich zugänglich) |
Besucherinnen und Besucher des Frontends des Angebots |
Server-Logfiles mit: ▪ Browsertyp und Browserversion ▪ verwendetes Betriebssystem ▪ Referrer URL (Adresse der Seite, von der aus verwiesen wurde) ▪ IP-Adresse ▪ Hostname des zugreifenden Rechners ▪ Internet-Service-Provider ▪ Zeitpunkt der Serveranfrage ▪ übertragene Datenmenge |
Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW |
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Einspielen von Stammdaten in die Benutzerverwaltung |
Lehrerinnen und Lehrer, |
Stammdaten: ▪ Familienname ▪ Vorname(n) ▪ dienstliche/schulische E-Mail-Adresse ▪ primäre Rolle eines Nutzers/einer Nutzerin (z. B. Schüler, Lehrer, …) ▪ Zugehörigkeit zu einer Gruppe (z. B. Klasse, Kurs, Fachschaft, AG, …) |
Art. 6 Abs. 1 lit e), Abs. 3 lit b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO-DV I, VO-DV II |
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Funktionsträgerinnen und Funktionsträger, Externe, |
Stammdaten: ▪ Familienname ▪ Vorname(n) ▪ dienstliche/schulische E-Mail-Adresse ▪ primäre Rolle eines Nutzers/einer Nutzerin (z. B. Sekretariat, Extern, …) ▪ Zugehörigkeit zu einer Gruppe (z. B. Klasse, Kurs, Fachschaft, AG, …) |
Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 b) DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW |
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Verarbeitung von Daten im Rahmen einer Aufgabenerfüllung |
Schülerinnen
und Schüler, |
▪ Stammdaten ▪ pädagogische Inhaltsdaten (z. B. personalisierte Arbeitsergebnisse, …) ▪
Stand des Lernprozesses ▪ private E-Mail-Adresse |
Art.
6 Abs. 1 lit e), Abs. 3 lit b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO-DV I |
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Lehrerinnen und Lehrer |
▪ Stammdaten |
Art.
6 Abs. 1 lit e), Abs. 3 lit b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO-DV II |
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Funktionsträgerinnen
und Funktionsträger, Externe |
▪ Stammdaten ▪ private E-Mail-Adresse |
Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 b) DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW |
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authentifizierte Nutzerinnen und Nutzer |
Nutzungsdaten: ▪ freiwillig bereitgestellte Dokumente, Dateien und Daten ▪ Kommunikationsinhalte (Text, Audio, Video) |
Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung) |
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Aktivierung und Nutzung des Benutzerkontos |
authentifizierte Nutzerinnen und Nutzer |
Log-Files: ▪ Systems-Logs zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebs und der Verfügbarkeit der Systeme Cookies: ▪ session-cookie |
Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit § 3 Abs. 1 DSG NRW |
Die Verarbeitung auf den Servern des technischen Dienstleisters geschieht auf Weisung des Verantwortlichen gemäß Art. 28 DSGVO (Datenverarbeitung im Auftrag).
Technischer Dienstleister und Auftragsverarbeiter ist:
SVA System Vertrieb Alexander GmbH
Borsigstraße 14
65205 Wiesbaden
4. Empfängerkategorien und Datenweitergabe
Daten mit Personenbezug werden ausschließlich durch
· Nutzerinnen und Nutzer des Angebots,
· in ihre Rechte und Pflichten eingewiesene Administratorinnen und Administratoren sowie
· Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des technischen Dienstleisters im Rahmen des Supports
verarbeitet. Dabei wird durch ein auf der Rechtmäßigkeit der Verarbeitungen beruhendes Rechte-Rollen-Konzept sowie durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt, dass Daten und Dokumente nur durch diejenigen Personen verarbeitet werden können, deren Aufgabenerfüllung die Verarbeitung erfordert.
Eine Datenübermittlung erfolgt allein an berechtigte Dritte auf Basis gültiger Rechtsbestimmungen oder wenn die einzelne Nutzerin oder der einzelne Nutzer der Übermittlung ausdrücklich zugestimmt hat.
Zum Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr durch Polizeibehörden oder zur Erfüllung gesetzlicher Auflagen des Staatsschutzes kann ggf. eine Verpflichtung zur Auskunftserteilung vorliegen, welcher der Verantwortliche im Einzelfall nachzukommen hat.
5. Speicherdauer
Für die Aufbewahrungsfristen der Stammdaten in der Benutzerverwaltung gilt für
• Schülerinnen, Schüler und Eltern gem. §9 VO DV I: max. 5 Jahre
• Lehrerinnen und Lehrer gem. §9 VO DV II: max. 5 Jahre
Die Aufbewahrungsfristen beginnen, sofern nichts anderes bestimmt ist, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind, bei Schülerinnen und Schülern nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet.
Benutzerkonten von Funktionsträgerinnen, Funktionsträgern und Externen werden gelöscht, wenn das Erfordernis für die Verarbeitung der Stammdaten entfallen ist.
Für die Aufbewahrungsfristen von Daten und Dokumenten, die im Rahmen der Erfüllung des Auftrags der Schule bzw. des ZfsL gem. Art. 6 Abs. 1 lit e), Abs. 3 lit b) DSGVO in Verbindung mit SchulG NRW, VO-DV I, VO-DV II verarbeitet werden (Verwaltungsdaten), gilt:
· für die Daten von Schülerinnen und Schülern, Eltern gem. § 9 VO-DV I
o max. 10 Jahre für Daten und Dokumente aus schulverwalterischem Kontext, z. B. Listen
o max. 5 Jahre für alle sonstigen Daten
· für die Daten von Lehrerinnen und Lehrern gem. § 9 VO-DV II
o max. 5 Jahre
Die Aufbewahrungsfristen beginnen, sofern nichts anderes bestimmt ist, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die personenbezogenen Daten zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind. bei Schülerinnen und Schülern nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet.
Für alle Nutzerinnen und Nutzer gilt:
In persönlichen Bereichen abgelegte Dokumente und Dateien können von den Nutzerinnen und Nutzern jederzeit eigenständig gelöscht werden.
Bei Widerruf der Einwilligung in die Verarbeitung der Nutzungsdaten sowie bei Widerruf der Zustimmung zu den Nutzungsbedingungen werden die Konten der Betroffenen in den Zustand zum Zeitpunkt des Anlegens des Benutzerkontos zurückgesetzt. Mit der Rücksetzung werden alle von der jeweiligen Nutzerin bzw. vom jeweiligen Nutzer in persönlichen Bereichen abgelegte Dokumente gelöscht.
Freiwillig bereitgestellte Daten und Dokumente werden spätestens gelöscht, wenn die Fristen für die Verarbeitung der Stammdaten abgelaufen ist und damit die Benutzerkonten gelöscht werden.
Logfiles
System-Logfiles werden spätestens nach 4 Wochen automatisch gelöscht.
Cookies
Durch entsprechende Einstellungen in dem für die Nutzung des Angebotes eingesetzten Internetbrowsers können die Speicherung und Übermittlung der mit der Verarbeitung von Cookies einhergehenden Daten verhindert und bereits abgelegte Cookies gelöscht werden. Dies kann jedoch zur Folge haben, dass nicht sämtliche Funktionen des Angebots vollumfänglich genutzt werden können.
6. Rechte Betroffener
Betroffene haben jederzeit das Recht
· gem. Art. 15 DSGVO auf Auskunft über sie angehende Daten
· gem. Art. 16 DSGVO auf Berichtigung unrichtiger sie angehende Daten
· gem. Art. 17 DSGVO auf Löschung sie angehende Daten, wenn diese nicht mehr erforderlich sind, sie rechtswidrig verarbeitet werden oder die Einwilligung in die Verarbeitung widerrufen wurde
· gem. Art. 18 DSGVO auf Einschränkung der Verarbeitung, um z. B. weitere Rechte geltend zu machen
· gem. Art. 20 DSGVO auf Datenübertragbarkeit, um die sie angehende Daten ggf. anderen Verfahren zur Verfügung zu stellen
· gem. Art. 21 DSGVO auf Widerspruch, um in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung der sie angehenden Daten zu widersprechen
Die Anerkennung der Nutzungsbedingungen wie auch die Einwilligung in die Verarbeitung von freiwillig bereitgestellten Daten und Dokumenten kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Betroffene wenden sich für einen Widerruf an den Verantwortlichen oder an die zuständigen Administratorinnen und Administratoren des Angebots.
Das Benutzerkonto des betreffenden Nutzers bzw. der betreffenden Nutzerin wird bei Widerruf unverzüglich zurückgesetzt. Mit der Rücksetzung werden alle von der jeweiligen Nutzerin bzw. vom jeweiligen Nutzer in eigenen Bereichen abgelegte Dokumente und Dateien gelöscht. Auch bei einem Widerruf können diejenigen Daten weiterhin verarbeitet werden, deren Verarbeitung eine Rechtsgrundlage erlaubt. Welche Rechtsgrundlage dies ist und um welche Daten es sich handelt, findet sich im Abschnitt „Umfang und Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung“ dieser Datenschutzerklärung.
Betroffene wenden sich zur Wahrung ihrer Rechte an den Verantwortlichen, an die zuständigen Administratorinnen und Administratoren des Angebots oder an die zuständigen behördlichen Datenschutzbeauftragten.
Sollten Betroffene annehmen, dass ihre Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, können sie sich auch an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.